Cómo hacer más con menos

IDEA BÁSICA: El 20 % de algo conforma el 80 % más importante. O dicho de otra manera: los resultados o lo realmente valioso de algo suele estar concentrado en un 20 % del total.

Ejemplos à 1) El 80 % del valor de un libro puede encontrarse en el 20 %,     2) El 20 % de la ropa que tenemos, nos la ponemos un 80 % de veces (el resto la utilizamos mucho menos),    3) En inglés, únicamente 700 palabras componen 2/3 de las conversaciones habituales,    4)  El 80 % de los resultados proceden del 20 % de los esfuerzos,    5) El 80 % de los beneficios de una empresa proceden del 20 % de los clientes.

Evidentemente, el % no es siempre 80/20. Algunas veces será 70/30, etc. pero raras veces, según esa teoría, se daría una relación de 50/50.

CONCLUSIONES:

Siempre hay unos pocos factores o fuerzas que tienen una influencia mayor que el resto. Estas son los elementos que deberíamos identificar y controlar en cualquier situación en que queramos mejorar algo.

Nos preguntaremos: ¿qué 20 % conduce al 80 %?, ¿cuáles son los elementos fundamentales que conducen a X (resultado positivo o negativo) Y, a partir de aquí, decidimos cómo actuar para potenciar el resultado que buscamos, con el menor coste posible (en tiempo, esfuerzo, dinero, espacio, etc.)

Se trata de una actuación selectiva en base a un cuidadoso análisis de la situación que nos indique cuáles son los factores clave.

Ejemplos:

Si tengo una empresa e identifico un 20 % de productos (A) que me producen los beneficios más importantes, y otro 20 % (B) que me producen los réditos más bajos, trabajaré para potenciar la producción de artículos A y quizás abandone o reduzca la producción de los B. Eso si mi objetivo, claro está, es el beneficio económico. Si fuera otro, actuaría en función del valor correspondiente.

Puedo ordenar mi armario ropero en función de las prendas que suelo ponerme más a menudo (pongamos el 80 % de las veces), y deshacerme de las que nunca o casi nunca me pongo para tener más espacio. Eso también puede hacerme consciente a la hora de comprar para invertir más en prendas que realmente me gusten o me sean útiles, y menos en otras que probablemente me pondré muy pocas veces. Y quien dice ropa, puede decir libros, música, cachivaches electrónicos, documentos, etc. En pocas palabras, este método nos puede ayudar a no acumular tantas cosas inútiles, y tenerlo todo más ordenado.

Ante un problema determinado, puedo analizar qué acciones concretas he de potenciar y cuáles reducir en base a los resultados obtenidos hasta el momento, siempre con la idea de fondo de que la mayoría de veces el éxito o el fracaso dependerá de este famoso 20 %.

A menudo, en un grupo de trabajo suele haber unas personas clave que aportan la mayoría de resultados positivos, mientras que la contribución del resto es mucho más modesta. Todo y todos son importantes, sí, pero unos más que otros en un sector determinado.

Más conclusiones (que se derivan de las anteriores):

Hasta llegar a un punto determinado, a veces muchísimos esfuerzos producen pocos resultados. Sin embargo, cuando la fuerza llega a cruzar un punto crítico concreto, un pequeño esfuerzo adicional puede producir beneficios enormes. Pero, si tiro la toalla antes de tiempo, nunca llegaré a esos resultados.

En lugar de poner todos los huevos en la misma cesta (sabiduría convencional), lo que hay que hacer es escoger la cesta con mucho cuidado, poner todos los huevos dentro y luego vigilarla con mucho cuidado.

Algo que en principio puede parecer trivial podría tener en algunos casos, un efecto notable. Por ejemplo, si monto un negocio y empiezo ofreciendo un 5 % de descuento en mis productos, podría ser que a la larga eso me permitiera obtener una cuota de mercado 4 veces mayor que mis competidores. O el hecho de tomar una decisión aparentemente banal en un momento determinado de mi vida, puede llevarme a cambios importantes. En otras palabras, a priori no hay que infravalorar lo “pequeño”.

A veces, podemos buscar un atajo, en lugar de efectuar todo el recorrido. Es más importante ser selectivo (saber encontrar lo que funciona) que exhaustivo (probarlo todo)

A menudo, será más útil perseguir la excelencia en unos pocos ámbitos que un buen rendimiento en varios. Quizás trabajar menos y marcarnos un número limitado de objetivos valiosos.

En todas las esferas importantes, es muy útil descubrir qué 20 % del esfuerzo puede conducir al 80 % de los resultados.

Para profundizar más:

–      El principio 80/20, de Richard Koch